Comment mieux s'organiser
photo credit: Do8y

Comment mieux s’organiser au bureau ou lorsque l’on travaille à la maison ?

Et à quoi peut nous servir le temps gagné avec cette meilleure organisation ?

C’est ce que l’on va voir.

Mieux s’organiser pour réussir sa vie

Tout d’abord, quand on évoque le mot « productivité », on pense immédiatement au boulot, à travailler plus. On peut même s’imaginer le travail à l’usine.

C’est une erreur.

Être productif ou améliorer notre productivité en s’organisant mieux peut nous est très utile tant dans notre vie professionnelle que personnelle.

Premier exemple : vous travaillez dans une entreprise et vous faites de gros horaires. Si vous améliorez votre productivité, vous gagnerez du temps et pourriez partir plus tôt du travail.

Cela vous permettra de passer plus de temps avec votre famille, avoir plus de temps pour faire du sport, pour voir vos amis, ou pour trouver le grand amour (Je sais que l’on peut trouver l’amour au travail mais ce n’est pas une raison pour y passer ses nuits 😉

Second exemple : vous travaillez dans une entreprise et vous avez un projet personnel qui vous tient à cœur (un blog, un projet de vie, une envie de changer de voie, etc…).

Si vous vous organisez mieux, vous pourrez vous libérer du temps pour travailler sur votre projet personnel et initier votre démarche de changer de vie.

Troisième exemple: vous êtes un travailleur indépendant ou un blogueur, vous travaillez sur plusieurs projets ou blogs à la fois ? Si vous n’améliorez pas votre productivité sur chaque projet, vous serez débordés, vous perdrez votre énergie et votre motivation et vous baisserez les bras.

Personnellement, j’ai un boulot à plein temps, un projet professionnel et 3 blogs, je fais du sport 2 soirs par semaine, et je me libère du temps pour ma copine et mes potes. Je ne pourrai pas gérer tout cela si je n’optimisais pas mon temps et si je n’étais pas mieux organisé.

Une remarque au passage : il faut aussi savoir mieux s’organiser pour avoir du temps de libre pour méditer et réfléchir sur ce que l’on souhaite faire de notre vie et sur la pertinence de nos objectifs personnels et professionnels.

C’est important de sortir la tête du guidon et prendre du recul sur notre vie.

Cet article n’est donc pas une ode au travail permanent mais une manière de gagner du temps et mieux s’organiser pour s’épanouir et être plus heureux.

Selon votre situation, certains de ces conseils s’appliqueront à votre vie personnelle, à votre vie professionnelle ou aux deux !

Fixer les objectifs de la journée

C’est une des techniques qui m’est la plus utile, notamment lorsque je bossais sur mes projets personnels à la maison et que je n’avais personne pour me cadrer ou diriger. Mais vous pouvez aussi l’utiliser à votre travail.

Si je débute la journée sans me fixer un objectif, je commence à lire mes mails, cliquer sur des newsletters, aller lire des articles sur Internet, rebondir sur d’autres articles, et perdre des heures.

Parfois, la recherche Internet est utile, par exemple pour créer un article ou pour chercher des sources pour une activité professionnelle mais on peut facilement se perdre.

Pour être efficace et productif, je me fixe la veille les objectifs du lendemain.

Ces objectifs doivent bien sûr être atteignables sans quoi vous risquez d’être tout le temps à la traine sur votre planning mais ils doivent aussi être ambitieux pour vous forcer à les atteindre.

Se fixer un objectif de temps ou de résultat

Lorsque vous vous fixez un objectif, vous pouvez y travailler de 2 façons. Soit vous travaillez dessus jusqu’à ce que vous le terminiez. C’est intéressant pour les objectifs rapides à terminer. C’est un objectif de résultat donc.

Exemple : demain, je dois écrire un article pour le blog. Je m’arrête seulement lorsque j’aurai terminé.

Soit vous vous donnez une plage de temps pour travailler sur cet objectif. C’est un objectif de temps.

Exemple : demain matin, je prends 3 heures pour travailler sur l’article de blog.

Si j’atteins les 3 heures et que je n’ai pas terminé, tant pis. Je me fixerai une autre plage horaire pour le terminer.

Cette technique est intéressante si vous avez un temps limité ou si c’est un travail qui prend beaucoup de temps. Cela vous permet de travailler sur votre objectif par tranche de temps. C’est utile par exemple si vous écrivez un livre.

Commencer par la tâche la plus pénible

Lorsque nous avons une tâche pénible à effectuer, nous avons tendance à commencer par des petites tâches et terminer par la plus pénible.

Et souvent, on n’a plus le temps ni l’énergie pour exécuter cette tâche pénible. On repousse donc cette tâche au lendemain, puis au jour d’après, etc..

Pour cette raison, il faut commencer par la tâche la plus pénible dès la première heure.

Il y a également une seconde raison. Lorsque l’on termine une tâche pénible, on est content de nous même et soulagé d’avoir enfin terminé cette tâche qui nous pesait.

Ce soulagement et cette satisfaction font que l’on se sent plus dynamique pour le reste de la journée.

Et lorsque l’on se sent dynamique et léger, on est plus productif.

Désactivez les notifications

Ce conseil est un des plus utiles.

Si vous le pouvez, car ce n’est pas possible dans certains environnement professionnels, désactivez toutes les notifications lorsque vous travaillez sur une tâche qui demande de la concentration et qui est très importante.

Sur votre ordinateur, désactivez la notification de l’arrivée des mails et de toute alerte qui pourrait vous déconcentrer ou vous interrompre.

De même, mettez votre téléphone mobile en mode silencieux, c’est à dire qu’il ne doit pas vous interrompre. Si vous le mettez en mode vibreur, vous serez interrompu.

Créer un environnement propice à la productivité

L’environnement dans lequel on travaille a un impact important sur notre productivité.

Vous devez donc forger un environnement qui vous permet d’être plus efficace et concentré.

Personnellement, je ne peux pas me concentrer si mon bureau est un foutoir. J’ai les idées plus claires lorsque mon bureau est dégagé.

Vous devez également éliminer si possible toutes les sources de distraction autour de votre espace de travail.

Si vous le pouvez, allez dans une pièce ou vous ne serez pas interrompus. Si vous êtes au bureau, vous pourriez squatter une salle de réunion pendant une heure.

Si vous êtes à la maison, isolez-vous ou allez dans un endroit où vous pourrez travailler. Cela pourrait être dans un parc ou même dans un bar si le bruit ne vous gêne pas.

Lorsque j’ai débuté l’écriture sur mes blogs, mes moments les plus productifs étaient lorsque j’allais me prendre un café en terrasse d’un bar.

Le fait de regarder les gens passer m’inspirait. Une fois que je trouvais l’inspiration, il m’arrivait d’écrire plusieurs pages de mon cahier, d’une traite (ce que l’on appelle le « flow » et qui consiste à être très concentré sur une tâche au point de ne plus rien entendre autour de soi).

Tout dépend bien sûr de ce que vous devez faire. Si vous avez à effectuer une tâche créative ou à réfléchir sur un projet, il est parfois préférable d’utiliser un cahier plutôt qu’un ordinateur.

Désactivez Internet

Il y a probablement un petit icône sur votre barre des tâches qui permet de lancer rapidement votre navigateur pour aller sur Internet.

Il suffit d’un clic pour aller chercher une distraction et ne pas faire ce que vous deviez faire aujourd’hui.

Internet, c’est utile mais c’est aussi un accès qui peut nuire à votre productivité.

Il existe des logiciels qui permettent de désactiver Internet pendant une certaine période de temps pour se forcer à ne pas l’utiliser.

Par exemple:

  • Selfcontrol si vous utilisez un Mac
  • Cold Turkey si vous utilisez un PC
  • Keepmeout qui fonctionne sur tout environnement à travers le navigateur Internet

Je n’utilise pas ce type de logiciels et préfère utiliser ma volonté de résister plutôt que de dépendre d’un logiciel.

Mais si vous n’y arrivez pas, vous pouvez en utiliser un.

Bien entendu, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite Internet, cela n’est pas faisable.

Finir une tâche avant d’en commencer une autre

Nous sommes plus efficace quand nous traitons une tâche après l’autre.

Le fait de passer d’une tâche à une autre nous déconcentre et nous fait perdre du temps.

Il est donc préférable de ne pas changer de tâche tant que l’on n’a pas terminé la première.

Ce qui nous amène au conseil suivant : grouper et exécuter les tâches similaires.

Grouper et exécuter les tâches similaires

Le fait de passer d’une tâche à une autre nous demande de l’énergie.

Pour cette raison, nous sommes plus efficaces et productifs si nous groupons les tâches similaires.

Par exemple : passer des appels téléphoniques, répondre à un ensemble de mails, ranger tous les courriers, etc…

Dans le cadre de mes blogs, je me réserve des plages horaires pour répondre aux mails ou commentaires.

Lorsque j’ai tourné des vidéos pour mon blog de conseils en relation, j’ai groupé le tournage de plusieurs vidéos. Puis j’ai procédé au montage de chaque vidéo une à une de manière groupée. Et j’ai terminé en envoyant mes vidéos sur Youtube.

Car chaque tâche nécessitait des actions identiques qui demandaient à se souvenir de la bonne manière de les exécuter.

Si au contraire je décidais d’enregistrer une seule vidéo lors d’un week-end et d’enchainer le montage et l’intégration Youtube, je perdrais du temps car ces actions sont très différentes les unes des autres.

Se fixer une date limite

Nous sommes parfois soumis à une contrainte externe, comme la durée d’un examen ou un chef qui demande à ce que vous produisiez un rapport pour dans 2 heures.

Quand c’est le cas, avez-vous remarqué que vous arriviez à effectuer le travail dans les temps impartis ?

Si vous y êtes arrivé, c’est que l’on vous a fixé une date limite. Alors pourquoi ne pas faire la même chose et vous imposer une date butoir pour vos actions lorsque personne ne vous met de pression ?

Fixez-vous un objectif et une deadline pour les tâches les plus importantes.

Sans date limite, vous risquez de dériver dans le temps et perdre votre énergie dans votre projet si vous sentez que vous n’avancez pas.

Ne pas être trop perfectionniste

Nous sommes plus satisfaits de nous lorsque l’on produit un travail de bonne qualité plutôt qu’un travail de mauvaise qualité.

Mais le perfectionnisme est l’ennemi de la productivité et de l’atteinte d’objectifs.

Non, vous n’avez pas à vous comporter comme Steve Jobs !

De plus, certaines personnes sont tellement perfectionnistes qu’elles débutent régulièrement de nouveaux projets et ne les terminent jamais !

Vous pouvez être exigeants quand à votre travail tant qu’il ne vous empêche pas d’avancer et de créer.

Vous devez en quelque sorte calculer le bon ratio qualité/temps à utiliser sur vos actions, tâches ou projets.

Soyez exigeants mais pas trop !

Connaitre ses plages de travail de productivité

Nous avons tous des plages horaires pendant lesquelles nous sommes les plus productifs. Par exemple, les miennes sont généralement de 10h à 14h et de 16h à 20h.

Si vous connaissez bien vos plages horaires les plus productives, vous pourriez alors effectuer les tâches les plus difficiles ou celles qui demandent le plus d’énergie dans ces plages horaires.

Attention toutefois, j’ai remarqué que nos plages les plus productives étaient parfois liées à nos horaires de lever et à nos habitudes. Et les habitudes peuvent se changer.

De plus il faut savoir aussi se forcer et ne pas trop s’écouter, sans quoi on ne fait rien en attendant la bonne heure de travail, ce qui est un peu stupide 😉

Pour cette raison, je préfère privilégier les autres techniques que celle-ci.

Se mettre à travailler sans réfléchir

La partie la plus difficile d’une tâche ou d’un projet, c’est de la commencer. Une fois que l’on s’est lancé, on peut rapidement entrer dans un rythme de travail et de concentration qui nous fait avancer.

Il y a deux types de comportement possibles face à une action : réfléchir ou l’exécuter.

Ne réfléchissez pas, faites ce que vous avez à faire sans y réfléchir. La réussite de vos actions et projets découle de ce premier pas.

Vous pouvez également appliquer ce principe dès le matin. Lorsque le réveil sonne, vous avez le choix de repousser votre heure de lever ou de vous lever sans réfléchir. Repousser votre heure de lever de 10 ou 20 minutes ne changera rien à votre journée.

Alors pourquoi ne pas vous lever d’une traite sans vous poser de questions et sauter sous la douche pour être immédiatement opérationnel et commencer votre journée ?

Supprimer une tâche

La manière la plus rapide de traiter une tâche est de la supprimer de sa liste d’actions.

Oui, cela peut paraître bizarre. Mais si je vous montrais mes todo list, vous comprendriez vite pourquoi ce conseil peut vous être utile.

Dès que j’ai une idée, je la note dans un logiciel. Mes idées et tâches sont classées par projet. Je me retrouve avec un nombre conséquent d’actions plus ou moins importantes.

J’ai beau prioriser ces actions, étant donné que je trouve régulièrement des idées d’actions à effectuer, ma liste ne désemplit jamais.

Au final, je sais que je ne traiterai jamais les tâches ou actions les moins importantes. Dans ce cas, pourquoi ne pas réduire cette liste et ne mettre que les tâches qui sont vraiment importantes ?

D’une part, cela simplifie la liste mais cela permet aussi de se concentrer sur une liste restreinte et d’être plus satisfait de soi.

Terminer 1 action d’une liste de 10 est plus satisfaisant que de terminer 1 action sur une liste de 100 !

Déléguer

De même que l’on peut supprimer une tâche, on peut aussi la déléguer.

Ce n’est pas obligatoirement une tâche professionnelle, cela peut être une tâche personnelle.

J’ai un ami à son compte qui paye quelqu’un pour faire son ménage/repassage. Cela lui fait gagner du temps dans la semaine et lui permet de faire plus de prospection client. Le temps gagné lui permet de trouver plus de clients et donc de gagner de l’argent.

Quand déléguer une tâche ?

  • Quand le temps passé à faire cette tâche vous coûte moins que la valeur de votre temps
  • Quand le temps passé à faire la tâche est plus court que le temps de l’expliquer
  • Quand le temps libéré par cette tâche peut vous faire gagner de l’argent.

Améliorer sa qualité de sommeil et son hygiène de vie

Vous aurez beau mieux vous organiser, si vous êtes crevé en commençant votre journée, vous n’avancerez pas !

Pour être productif, vous devez être en forme et bien réveillé.

La qualité de votre sommeil est très importante. Si vous avez un bon sommeil, vous serez plus en forme et aurez plus d’énergie pour attaquer la journée de la meilleure des manières.

Il est également important d’avoir une bonne hygiène de vie. Notre corps est une machine que l’on nourrit avec de la nourriture plus ou moins bonne.

Si vous nourrissez mal votre corps, ne soyez pas étonnés de mal dormir ou d’avoir des problèmes de concentration.

Mangez sainement et faites du sport de manière régulière.

Un esprit sain dans un corps sain !

Marcher et s’aérer

Ne restez pas derrière un écran d’ordinateur toute la journée.

N’hésitez pas à vous lever et à marcher une fois par heure afin de faire un mini-break.

Je vous conseille également de sortir vous aérer hors de vos locaux au moins une fois le matin et l’après-midi.

Si vous n’êtes pas fumeur, faites une pause clope sans clope 😉

Cela vous permettra de vous détendre, de relâcher votre pression oculaire et mentale pour mieux repartir par la suite et être plus productif pour vos autres tâches.

En revanche, vous ne devez pas trouver l’excuse de vous aérer pour éviter une tâche fastidieuse.

Savoir prendre du bon temps

Lorsque l’on a une vie intéressante et bien remplie, faite de nombreux projets, on peut facilement se perdre à bosser énormément au point de mettre de côté certaines choses importantes de notre vie ou au point de faire un burn out.

Il faut savoir mener une vie équilibrée entre nos projets professionnels, nos projets personnels et notre vie quotidienne avec notre partenaire, notre famille, nos amis.

Il faut savoir prendre le temps de se détendre, se relaxer, mais aussi de prendre le temps de faire du sport pour s’oxygéner et faire du bien à notre corps.

Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à vous payer un petit massage relaxant, notamment l’hiver quand il fait froid et que vous avez besoin d’un peu de chaleur et de détente.

Je sais à quel point il est difficile de cumuler vie professionnelle, passions personnelles, et vie quotidienne.

Mais ne vous laissez pas emporter par vos projets, vivez également le moment présent.

Aimer ce que l’on fait (ou changer de voie…)

Un dernier conseil pour terminer : aimez ce que vous faites.

Lorsque l’on aime ce que l’on fait, on est plus motivé et productif. Et surtout, on est plus heureux.

Bien entendu, on ne peut pas toujours faire ce que l’on veut. Mais on peut essayer de changer sa vie pour s’orienter vers un domaine qui nous passionne ou qui nous intéresse.

Vous pourriez donc être intéressé par l’article comment gérer un changement dans sa vie.

A vous maintenant : comment faites-vous pour mieux vous organiser ? Et que faites-vous de votre temps disponible ?

Sandrino

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